Van tijdrovend en onzeker naar overzichtelijk en snel
Digitaal ondertekenen vanuit SuperOffice geeft SPITS Oosterwolde grip op contracten

SPITS Oosterwolde is gespecialiseerd in het leveren van automatisch ingepakte geneesmiddelen aan apotheken, ziekenhuizen en (zorg)instellingen. Snelle en accurate afhandeling van contracten is dus van groot belang. “Een aantal jaar geleden werden klanten allemaal nog fysiek bezocht om de ondertekening in orde te maken. Nu worden contracten soms al binnen een uur voltooid!”, vertelt Marije Rosing, Sales support SPITS Oosterwolde.

SPITS voorziet dagelijks meer dan 600 apotheken en instellingen in Nederland van de MediRol. Dit zijn geneesmiddelen verpakt per innamemoment. De MediRol is een hulpmiddel voor patiënten die meerdere geneesmiddelen op een dag gebruiken.

“Doordat onze klanten inmiddels over het hele land verspreid zijn stonden we voor een uitdaging om onze contracten snel, maar accuraat af te handelen. Geruime tijd geleden gaven we de voorkeur aan het fysiek opzoeken van onze klanten om de contracten vast te leggen. Vanuit onze duurzaamheidsgedachte was dit op een gegeven moment niet meer houdbaar. We besloten de contracten per post te verzenden. Dit proces duurt echter lang en je hebt vrijwel geen zicht op de status van de ondertekening. Je weet niet wanneer de post exact aankomt, waar een brief blijft liggen en als deze kwijtraakt moet alles weer opnieuw.”, vertelt Marije.

De grote wens van SPITS Oosterwolde was om meer inzicht te krijgen in het ondertekenproces en dit rechtstreeks vanuit het CRM-pakket SuperOffice te doen. “De mensen van SuperOffice adviseerden ons om ValidSign te gaan gebruiken. Het bleek dat onze financiële administratie er ook al mee werkte, dus dat maakte de keuze makkelijk. Bovendien is het een Nederlands bedrijf en dat geeft vertrouwen.”, gaat Marije verder, “Via SuperOffice zijn we in contact gekomen met All-CRM. Zij integreren ValidSign volledig in SuperOffice en dat is een groot voordeel. Alle klantgegevens zijn direct gekoppeld en de ondertekende contracten worden automatisch opgeslagen in het klantdossier. Je beheert alles dus op 1 plek en hebt de info altijd bij de hand.” Over de samenwerking met All-CRM vertelt Marije: “We hadden heel goed contact met All-CRM. In enkele sessies hebben we de mogelijkheden, wensen en het proces doorgesproken. We wisten zo precies wat er kan, wat bij ons past en wat het resultaat moest worden. Er is een test-sessie met meerdere collega’s ingepland zodat we gezamenlijk konden testen met de applicatie. Dit was erg fijn.”

Inmiddels werkt SPITS Oosterwolde al bijna 2 jaar met ValidSign for SuperOffice. “We zijn nog steeds ontzettend blij met de keuze die we destijds hebben gemaakt. Het ondertekentraject is overzichtelijk en effectief. We hebben veel meer grip op de afhandeling van contracten. Het traject is eenvoudig vanuit SuperOffice te beheren en alle klantdata en contracten zijn beschikbaar op 1 centrale plek. Het heeft ons veel tijdswinst opgeleverd, de snelste ondertekening was binnen een uur voltooid. Dat krijg je met de post niet voor elkaar!”, aldus Marije.